Zeitmanagement im Büro – 7 Tipps für effektives Arbeiten

Mit einem guten Zeitmanagement stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Arbeitszeit produktiv nutzen und zugleich weniger Stress haben. Im Grunde geht es dabei nur darum, Ihre Arbeit optimal zu organisieren. Wie Sie das anstellen zeigen Ihnen unsere 7 Strategien des Zeitmanagements, die Sie mühelos sofort in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.

Zeitmanagement im Büro braucht die richtigen Strategien

1. Tun Sie es jetzt! – der Aufschieberitis den Garaus machen

Wir alle tun es hin und wieder: Unangenehme Aufgaben oder lästige Pflichten schieben wir vor uns her in der stillen Hoffnung, dass sie sich von selbst erledigen mögen. Leider tun sie das nur sehr selten. Sammeln sich solche Aufgaben vor dem Abgabetermin, reicht die verbleibende Bearbeitungszeit dann meist nicht mehr. Getreu dem Motto Probleme, die man ignoriert, verschwinden nur, um Verstärkung zu holen, sind Stress und Fehler vorprogrammiert.

Nehmen Sie sich zu Beginn des Arbeitstages oder der Arbeitswoche Zeit, einen Überblick über die zu erledigenden Aufgaben zu gewinnen. Um den gängigen Fallen der Aufschieberitis zu entgehen, helfen Ihnen folgende Taktiken:

• Setzen Sie Prioritäten. Wichtig dabei ist, dass Sie schnell entscheiden und nach hinten schieben, was nicht sofort erledigt werden muss.
• Beginnen Sie mit dem Unangenehmsten. Lästige Aufgaben sind heiße Kandidaten dafür, ständig aufgeschoben zu werden. Diese Last sind Sie schnell los, wenn Sie sie sofort erledigen. Diese Methode trägt übrigens auch den schönen Namen „Eat the frog“. 
• Lassen Sie Ihre Kollegen von Ihren Verpflichtungen wissen. Wenn Sie angekündigt haben, dass Sie eine bestimmte Aufgabe bis zum Nachmittag erledigt haben werden, gibt es keine Gelegenheit für Ausflüchte mehr.

2. To-Do-Listen richtig benutzen

An To-do-Listen scheiden sich die Geister: einige nutzen sie als Planungshilfe sogar für private Erledigungen, andere können mit den Listen gar nichts anfangen. Tatsächlich sind falsch genutzte To-Do-Listen wenig hilfreich im Zeitmanagement. Neigt man nämlich dazu, unerledigte Aufgaben immer von Liste zu Liste weiterwandern zu lassen, ist die To-Do-Liste schnell nichts weiter als eine schriftliche Dokumentation eines immer weiter wachsenden Arbeitsbergs.

Deshalb sollten Sie die Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste immer abhaken. Sind bestimmte Aufgaben zu umfangreich, hilft es, sie in kleinere Zwischenschritte aufzuteilen und Stück für Stück abzuarbeiten. Dieser Trick hilft auch, Aufschieberitis zu vermeiden. Wenn Sie das Arbeiten mit mehreren Listen hilfreich finden, sammeln Sie sie am besten an einem Ort, wie zum Beispiel in einer Schreibtischkladde oder in einem Onlinetool wie Trello, Wunderlist oder einem anderen Organisationstool.

3. Wer schreibt, der bleibt – Machen Sie sich Notizen

Oft verursachen uns Dinge Stress, von denen wir das nicht gedacht hätten: Das permanent nagende Gefühl, etwas Wichtiges vergessen zu haben, kann die Konzentration schwächen und so wertvolle Arbeitszeit fressen. Hier hilft ein einfaches Mantra: aufschreiben, aufschreiben, aufschreiben. Legen Sie sich dazu ein spezielles Buch für den Schreibtisch zu, etwa einen Notizkalender mit viel Platz für alles, was Sie festhalten möchten. So haben Sie wichtige Informationen sofort parat.

4. Modernes Zeitmanagement im Büro setzt auf Singletasking

Dass Menschen zeitsparender arbeiten, wenn sie drei Aufgaben zugleich erledigen, ist durch Studien längst widerlegt worden. Konzentriertes und fehlerfreies Arbeiten ist nur möglich, wenn Sie nach Möglichkeit nur eine Aufgabe erledigen und Projekte generell immer nacheinander abarbeiten.

5. Ein deutliches Nein sorgt für effektives Arbeiten

Kollege Müller will etwas von Ihnen wissen, Meier braucht Ihre Hilfe, Schuster muss dringend etwas an Sie delegieren. Sie ahnen es schon: Hier kann sich beim besten Willen niemand auf seine Arbeit konzentrieren. Deshalb hilft es, wenn Sie öfter mal ein klares Nein an Fragen- und Aufgabensteller richten. Vor allem sollten Sie deutlich machen, wenn Sie nicht gestört werden wollen. Sie werden merken, dass Sie so schneller zum Ziel kommen und mehr gewinnen, wenn Sie Müller, Meier oder Schuster hinterher in Ruhe fragen, wie Sie helfen können.

6. Der eigene Rhythmus gibt den Takt in Ihrem Zeitmanagement vor

Sind Sie ein Morgen- oder Abendmensch? Diese Frage bezieht sich nicht nur auf Ihre bevorzugte Zeit, morgens aus dem Bett zu steigen. Sie betrifft vor allem Ihre ganz persönliche Leistungskurve, die Sie fest in Ihr Zeitmanagement im Büro mit einplanen sollten. Sind Sie beispielsweise am Vormittag am aktivsten, erledigen Sie schwierige Aufgaben am besten in dieser Zeit. Für das Nachmittagstief in Ihrem Biorhythmus sind dann Routineaufgaben geeigneter, wie zum Beispiel die Post zu sortieren. Allerdings kann es auch helfen, mit einer herausfordernden Aufgabe die Konzentration zu steigern. Grundsätzlich gilt jedoch: Jedes Arbeiten gegen Ihren Rhythmus erfordert mehr Anstrengung und in der Regel auch einen erhöhten Zeitaufwand.

7. Mit gutem Werkzeug zu produktivem Arbeiten

Gekonntes Zeitmanagement hängt nicht zuletzt von gutem Arbeitswerkzeug ab. Dazu gehören beispielsweise eine übersichtlich sortierte Dokumentenablage im Büro und jederzeit zugängliche Arbeitsmittel wie Kopierer oder Drucker. Wer jeden Tag wertvolle Zeit mit dem Überlisten eines nicht leistungsfähigen Computers oder fehlerhaften Telefons verbraucht, wird seine Energie nicht in konzentriertes Arbeiten investieren können.

Zu guter Letzt gilt für gutes Zeitmanagement im Büro, dass Sie Prozesse und Arbeitsweisen nicht als feststehend betrachten sollten. Neue Herausforderungen erfordern oft neue Herangehensweisen. Bleiben Sie daher flexibel, testen Sie immer mal wieder Neues und machen Sie sich z.B. Konzepte wie agiles Arbeiten nach dem VUCA-Prinzip zu eigen.