Wie sieht Ihre Arbeitswoche aus? Ist sie strukturiert, effizient und erfolgreich? Oder eilen Sie von Termin zu Termin, von Job zu Job und schaffen denoch nicht alles, was auf Ihrer To-Do-Liste stand?
In diesem Fall können Sie das Problem mit einem ganz einfachen Tool lindern: der Wochenplanung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Zeit optimal nutzen und ihr Zeitmanagement in der Zukunft besser im Griff haben..
Was ist eine Vorlage für einen Wochenplan, die für Sie gut ist?
Die Wochenplanung eignet sich perfekt für die Planung sowohl beruflicher als auch privater Aufgaben und Termine. So vergessen Sie nicht, worauf es im Arbeitsalltag ankommt, und kommen Ihren langfristigen Zielen Schritt für Schritt näher.
Ein weiterer wichtiger Pluspunkt: Da Sie einen Wochenplan haben, immer organisiert sind und sich auf ein bestimmtes Ziel konzentrieren, sind Sie viel produktiver, als Sie es ohne diesen strukturierten Rahmen wären. Am Ende der Woche wird Ihnen klar sein, was Sie geschafft haben und was Sie erreicht haben, und Sie können zufrieden und entspannt ins Wocheende starten.
Mit einem Wochenplan entfällt auch der Druck, alles im Auge behalten zu müssen. Dadurch stecken Sie nicht mehr Energie in die Selbstorganisation als unbedingt nötig und haben nicht nur mehr Kapazität für wichtige Aufgaben, sondern auch für kreative Ideen und Freizeit.
Der effizienteste Weg, einen Wochenplan zu erstellen, ist die Verwendung einer Vorlage. So müssen Sie nicht jedes Mal einen komplett neuen Plan erstellen, sondern tragen einfach alle relevanten Daten in die Vorlage ein. Organisieren Sie Ihre gesamte nächste Woche in nur 30 Minuten.
Sollten Sie Ihren Wochenplan ausdrucken oder digital erstellen?
Es gibt viele Möglichkeiten, einen Wochenplan zu erstellen. Das liegt daran, dass jeder unterschiedliche Arbeitspräferenzen hat. Sie können einen Plan frei nach Ihren Wünschen und Anforderungen gestalten. So ist es beispielsweise möglich, komplett digital zu arbeiten. Erstellen Sie dazu einen Wochenplan in Excel, Word oder einem anderen Programm und füllen Sie direkt dort alle Felder aus.
Dies hat den Vorteil, dass Sie von verschiedenen Geräten aus auf Ihren Plan zugreifen und Ihre Termine von überall aus einsehen und bearbeiten können. Andererseits ist die Darstellung des Wochenplans unter anderem von der Bildschirmgröße abhängig. Dies kann es schwierig machen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges verpassen. Durch einfaches Ausdrucken des digital erstellten Plans lässt sich dieses Problem schnell lösen.
Natürlich können Sie auch von Anfang an analog arbeiten und Ihren Wochenplan auf Papier oder einem Flipchart zeichnen. Denken Sie auch über die Nutzung einer Pinnwand nach, an der Sie Notizen posten und sich frei bewegen können.
Die digitale Wochenplanung zeichnet sich durch große Flexibilität aus. Sie können bei der Verwaltung auch kreativer vorgehen, indem Sie beispielsweise bunte Stifte oder Haftnotizen verwenden. Zumindest auf Reisen kann es sein, dass Sie Schwierigkeiten haben, Flipcharts und Pinnwände im Koffer zu verstauen.
Am besten testen Sie verschiedene Möglichkeiten. Sie werden schnell herausfinden, welches für Sie das Richtige ist und welche Methode Ihnen bei der Organisation hilft.
Erstellen Sie einen Wochenplan: So geht’s
In der Basisversion ist der Wochenplan sehr überschaubar. Sie benötigen lediglich die einzelnen Felder für Tag, Datum, Aufgabe und Termin. Natürlich können Sie bei Bedarf auch weitere Felder wie Standort und Kontakt hinzufügen. Bedenken Sie jedoch, dass eine zu detailierte Planung Ihre Pläne unnötig erschweren kann. Je einfacher Ihr Wochenplan ist, desto prägnanter und übersichtlicher können Ihre To-Dos erfasst und bearbeitet werden.
Beim Ausfüllen eines Plans haben sich bestimmte Prozesse als hilfreich erwiesen:
- Geben Sie zunächst das Datum und den Wochentag ein.
- Notieren Sie sich feste Termine oder Aufgaben, die nicht flexibel erledigt werden können.
- Überprüfen Sie Ihre To-Do-Liste und entscheiden Sie, welche weiteren Aufgaben Sie erledigen müssen. Berücksichtigen Sie die Bedeutung und den dafür erforderlichen Zeitaufwand. Teilen Sie große Aufgaben, die nicht in einer Woche erledigt werden können, bei Bedarf in kleinere Teilaufgaben auf.
- Überprüfen Sie Ihre monatlichen und jährlichen Ziele und planen Sie Aufgaben, um diesen Zielen näher zu kommen. So stellen Sie sicher, dass die Entwicklung Ihres Unternehmens nicht zu Lasten Ihres Tagesgeschäfts geht.
- Berücksichtigen Sie Ihre privaten Termine.
- Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Wochenplan genügend Zeit einplanen. Aufgaben dauern oft länger als erwartet oder werden durch unerwartete Ereignisse unterbrochen. Ohne Pufferzeit gerät in solchen Fällen der gesamte Wochenplan schnell ins Wanken.
Am Ende jeder Woche sollten Sie Ihren alten Plan bewerten und einen neuen erstellen. Nicht erledigte Aufgaben können auf eine neue Woche übertragen werden. Wenn jedoch regelmäßig Zeitprobleme auftreten, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie zu genau rechnen. Planen Sie in diesem Fall Ihre zukünftigen Aufgaben möglichst etwas weniger ein.
Fazit: Erledigen Sie mehr in der gleichen Zeit
Sie können die Menge an Zeit, die Ihnen jede Woche zur Verfügung steht, nicht ändern. Doch mit einem durchdachten und gut strukturierten Wochenplan können Sie diese Zeit effizienter nutzen. Versuchen Sie, ähnliche Aufgaben zu gruppieren und sie in realistischen Zeitrahmen zu planen. Auf diese Weise können Sie sich nächste Woche entspannen, konzentrieren und auf Ihre Arbeit konzentrieren und zusehen, wie Ihre To-Do-Liste mit Zufriedenheit abgearbeitet wird.
