In unserer digitalen Welt kann Telefonieren manchmal wie ein Relikt aus einer vergangenen Zeit wirken. Wir vergessen, dass ein Gespräch effektiver ist als andere Kommunikationskanäle. Tatsächlich zeigen Untersuchungen, dass das Telefonieren nach persönlichen Gesprächen die zweiteffektivste Form der Kommunikation ist.
Sprechen und Zuhören sind effektiver als Schreiben und Lesen
Tatsächlich ist dies kein besonders überraschender Befund, sondern sogar ein offensichtlicher. Im Laufe der Evolution wurden Zuhören und Sprechen zu unseren wichtigsten Kommunikationsmitteln, gefolgt von der geschriebenen Sprache. Studien belegen dass nur ein Bruchteil unseres Verständnisses in den Worten selbst steckt. Der Rest der Informationen wird durch nonverbale Kommunikation ausgetauscht, die nicht transkribiert werden kann, wie zum Beispiel der Tonfall, die Körpersprache und die Betonung bestimmter Wörter. Sprachkommunikation führt dazu, dass eingehende Nachrichten schneller das Gehirn des Empfängers erreichen und dort verarbeitet werden.
Wir können auch sagen, dass wir schneller hören und verstehen können, als wir lesen und verstehen können. Das heißt, wenn man tatsächlich miteinander spricht, versteht man nicht nur besser, sondern auch schneller. Trotz dieser offensichtlichen Vorteile bevorzugen viele von uns immer noch E-Mail und Chat gegenüber Telefonanrufen. Wie kommt es dazu?
Gründe, warum wir Telefonieren vermeiden
Wir chatten mit Kollegen über Skype. Wir nutzen WhatsApp, um uns mit Freunden zu treffen, und Instagram, um unsere Wochenendausflüge zu teilen. Dank der digitalen Transformation können wir jetzt so kommunizieren, wie wir es bevorzugen. Aber sobald das Telefon klingelt, bekommen viele von uns eine Gänsehaut.
Aus psychologischer Sicht lässt sich diese Reaktion mit der Angst vor dem Unbekannten erklären. Woher wissen wir, ob die Person, die wir anrufen, gerade wirklich mit uns sprechen möchte? Wenn wir die Stimmung unseres Gesprächspartners nicht vorhersagen können, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass wir tatsächlich zum Telefonhörer greifen.
Viele Menschen empfinden es als störend, jemanden anzurufen, ohne zu wissen, ob der Anruf gerade gelegen kommt. Deshalb suchen wir nach anderen Möglichkeiten wie WhatsApp oder Facebook Messenger, bei denen der Gesprächspartner nicht sofort reagieren muss.
Gerade im Büroalltag gibt es weitere Hürden, die uns daran hindern, zu telefonieren. Es kann den Zeitplan oder Arbeitsablauf einer Person stören. Telefonieren ist komplizierter als E-Mails. Wir brauchen einen ruhigen Ort, an dem wir uns unterhalten können.
Bevor wir uns mit unseren Tipps zur Überwindung dieser Hindernisse befassen, werfen wir einen Blick auf die praktischen Vorteile, die Telefonieren mit sich bringt.
5 gute Gründe, öfter zu Telefonieren zu gehen
Ein Telefon kann die Lücke zwischen digitaler Kommunikation und persönlicher Zusammenarbeit schließen. Textnachrichten und E-Mails mögen einfacher erscheinen, aber Telefonanrufe haben viele Vorteile.
1) Mit Individualität punkten
Telefone sind nicht nur ein Merkmal von Vertriebs- und Kundendienstmitarbeitern. Es gibt gute Gründe dafür, dass Vertriebsmitarbeiter das Telefon nutzen, um ein Geschäft abzuschließen. Und es gibt einen Grund, warum der Kundendienst Sie wegen besonders sensibler Themen anruft. Das Gespräch mit der realen Person am anderen Ende des Telefons fühlt sich wie ein natürliches Gespräch an. Die Stimmen anderer Menschen zu hören ist persönlicher und gibt einem das Gefühl, dass sich jemand um ihn kümmert. Sie können Ihre eigene Persönlichkeit nutzen, um den Ton Ihrer Stimme anzupassen. Freundlichkeit und Rücksichtnahme öffnen viele Türen.
2) Beziehungen schneller aufbauen
Wie hört sich eine E-Mail an? Da sie keine Stimme hat, ist es viel schwieriger, wenn nicht sogar unmöglich, ihr Emotionen und persönliche Akzente zu verleihen. (Wie oft sehen wir Großbuchstaben, Kursivschrift und Emojis als verzweifelte Versuche, E-Mails mehr Würze zu verleihen?) Andererseits erinnern wir uns deutlich an den Klang unserer Stimmen. Wenn wir Stimmen hören, die uns gefallen, reagieren wir positiv, was es uns leichter macht, Beziehungen aufzubauen.
3) Komplexe Ideen besser erklären
Ein schriftlicher Plan ist oft hilfreich, aber manchmal ist es schwierig, die genaue Absicht dahinter zu verstehen. Das Besprechen Ihres Plans mit anderen ist eine ideale Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sie ihn wirklich verstehen. Der Dialog bietet Ihnen die Möglichkeit, komplexe Sachverhalte zu erklären und durch Fragen zu klären. Dadurch wird endlose E-Mail-Kommunikation vermieden und komplexe Ideen schnell kommuniziert.
4) Die Krise entschärfen
Das Telefon ist die beste Option, wenn Sie bei einem Problem sofortige Hilfe benötigen. E-Mails können Ihren Posteingang überladen und übersehen werden, und Chat-Nachrichten sind nutzlos, wenn die Person, mit der Sie sprechen, nicht in Reichweite ist. Wenn es kritisch wird, bietet Ihnen die Nutzung des Telefons die Möglichkeit, den Tonfall Ihres Gesprächspartners zu analysieren und in kritischen Situationen wertvolle Informationen zu liefern.
5) Gestalten Sie die Nachbereitung persönlicher
Das persönliche Gespräch ist die direkteste Art der Kommunikation. Nach einem großartigen Briefing oder einer Teambesprechung können E-Mails ziemlich kalt wirken. Die persönliche Note des eigentlichen Gesprächs und Ihr zusätzlicher Einsatz am Telefon werden Ihnen helfen, bei der Besprechung einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Kunden und Kollegen werden das gleichermaßen zu schätzen wissen.
Mit Zuversicht telefonieren: 3 einfache Tipps
Bisher haben Sie erfahren, warum Sprachkommunikation oft das beste Mittel zur Interaktion ist und warum Sie in vielen Situationen immer ans Telefon gehen sollten.
Hier sind drei praktische Tipps, die Ihnen helfen, sich bei Ihrem nächsten Telefongespräch sicherer zu fühlen.
Tipp 1: Vereinbaren Sie einen Termin, um unerwünschte Anrufe zu vermeiden
Dadurch haben Sie zwei Vorteile. Wenn Sie einen Termin vereinbaren, müssen Sie sich keine Sorgen darüber machen, ob die andere Person für die Beantwortung Ihres Anrufs verfügbar ist, und haben keine Angst vor dem Unbekannten. Darüber hinaus ermöglichen feste Termine den Gesprächspartnern, ihren Tagesablauf am Telefon zu planen, ohne den Arbeitsablauf zu unterbrechen. Eine kleine Vorankündigung ist die größte Voraussetzung für ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch.
Tipp 2: Bereiten Sie einen Gesprächsplan vor
Ein paar Notizen zu zukünftigen Gesprächsthemen können dabei helfen, das Gespräch auf Kurs zu halten. Die Erstellung eines ungefähren Zeitplans dauert weniger als 5 Minuten und respektiert die Zeit des Gesprächspartners.
Tipp 3: Holen Sie das Beste aus Ihren Anrufen in einer ruhigen Umgebung heraus
Telefongespräche erfordern ein hohes Maß an Konzentration und aktivem Zuhören, und in Großraumbüros kann es sehr voll werden. Wenn ein wichtiger Anruf bevorsteht, empfehlen wir Ihnen sich eine ruhige Ecke im Büro zu suchen. Dies macht es einfacher, zuzuhören und das Beste aus Ihren Telefongesprächen herauszuholen.
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