Eine To-Do-Liste ermöglicht es Ihnen, alle Aufgaben aufzuschreiben, die erledigt werden müssen. Sie können eine solche Liste ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen und Anforderungen erstellen. Mit einer To-Do-Liste müssen Sie nicht alle Aufgaben im Kopf behalten, sind konzentrierter und vor allem organisierter.
Eine Aufgaben-Liste ist im Grunde eine Liste von Aktivitäten, die erledigt werden müssen. Mit anderen Worten: Sie können alles auf Ihre To-Do-Liste setzen, aber nur weil Sie eine Aufgabe auf Ihre Liste setzen, heißt das nicht, dass sie tatsächlich nützlich ist. Sie können nur dann Prioritäten setzen und die richtige Arbeit erledigen, wenn in der Liste auch der Termin für die Aktivität aufgeführt ist. Leider ist diese Aufgabenliste sehr oft unorganisiert und hat keinen Bezug zur eigentlichen Arbeit, was zu Unklarheiten und mehr Arbeit führt.
Die gute Nachricht ist, dass das Erstellen einer To-Do-Liste sehr hilfreich sein kann. Erfahren Sie mit diesen 15 Tipps, wie Sie sich einen Überblick über Ihre Aufgaben verschaffen und eine effektive To-Do-Liste erstellen.
Welche Arten von To-Do-Listen gibt es?
To-Do-Listen können auf verschiedene Arten erstellt werden. In seiner einfachsten Form handelt es sich lediglich um eine Liste von Aufgaben, die abgehakt werden müssen. Sie können diese Liste jedoch auch komplexer gestalten.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
• Einfache To-Do-Liste: Diese Liste listet nur die Aufgaben auf, die erledigt werden müssen. Hier können Sie auch eine Frist angeben, bis zu der die Aufgabe erledigt sein muss.
• Erweiterte To-Do-Liste: Verwenden Sie die erweiterte Liste, um dieser Aufgabe weitere Arbeit hinzuzufügen. Dies kann nicht zu 100 % genau sein, also schätzen Sie hier einfach den Aufwand ab. Planen Sie Ihren Puffer nach Möglichkeit so ein, dass der Termin realistisch ist.
• Komplexe Aufgabenliste: Diese Liste ist besonders nützlich, wenn Sie als Projektmanager arbeiten. Hier klassifizieren Sie Aufgaben und Teilschritte und legen die dafür erforderlichen Ressourcen und Mitarbeiterzahlen fest.
To-Do-Liste: Online oder Papier?
Der erste Schritt zu einer To-Do-Liste, die tatsächlich funktioniert? Zunächst sollten Sie auf eine digitale To-Do-Liste setzen. Das Schreiben einer handschriftlichen Liste auf Papier kann Ihnen beim Abhaken erledigter Aufgaben ein gutes Gefühl geben, hilft Ihnen jedoch nicht wirklich dabei, Ihre Aktivitäten effektiv zu verwalten. Tatsächlich sind handgeschriebene Listen oft unorganisiert, fehleranfällig, gehen leicht verloren und liefern nicht die gewünschten Ergebnisse. Verwenden Sie stattdessen eine To-Do-Listen-App. Im Vergleich zu ausdruckbaren To-Do-Listen bieten Apps viele Vorteile.
• Kategorisieren und priorisieren Sie Ihre Arbeit.
Wenn Sie die Reihenfolge der Aufgaben auf Ihrer handschriftlichen Aufgabenliste ändern möchten, müssen Sie die gesamte Liste neu schreiben. Doch mit To-Do-Listen-Apps lassen sich einzelne Aufgaben ganz einfach verschieben. Darüber hinaus können Sie in den meisten Apps mithilfe benutzerdefinierter Tags Prioritäten festlegen.
• Kein Verlustrisiko.
Im Gegensatz zu einer handgeschriebenen To-Do-Liste können Sie eine Online-To-Do-Liste nicht „verlieren“. Greifen Sie jederzeit darauf zu und fügen Sie von überall neue Aufgaben hinzu.
• Fügen Sie Ihren Aufgaben zusätzlichen Kontext hinzu.
Die meisten To-Do-Apps bieten eine Möglichkeit, beim Erstellen einer To-Do-Liste zusätzliche Informationen aufzuzeichnen. Handgeschriebene To-Do-Listen lassen oft wenig Spielraum für Ergänzungen. Aber mit einer To-Do-Listen-App verfügt jede Aufgabe über eine erweiterbare Beschreibung, in der Sie relevante Details, zugehörige Dokumente oder wichtige Informationen hinzufügen können.
• Erstellen Sie personalisierte Aufgabenlisten an einem Ort.
Bevor Sie sich für eine To-Do-Listen-App entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie in der App mehrere „Listen“ erstellen können. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise eine To-Do-Liste für einzelne Arbeitsaufgaben, eine andere für Teamarbeit und eine dritte für die berufliche Weiterentwicklung. Mit einer To-Do-Listen-App können Sie all diese Aufgaben an einem Ort verwalten.
• Legen Sie Fälligkeitstermine, Erinnerungen und Benachrichtigungen fest.
Aufgaben sind bedeutungslos, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden. Mit einer To-Do-Listen-App können Sie sich einen Überblick über Ihren Zeitplan verschaffen und Erinnerungen und Benachrichtigungen einrichten, um sicherzustellen, dass alle Ihre Aufgaben pünktlich erledigt werden.
• Zusammenarbeit.
Wenn Ihre persönliche To-Do-Liste organisiert ist und Ihre Prioritäten klar sind, können Sie besser zu den Projekten und Bemühungen Ihres Teams beitragen. Mit anderen Worten: Je besser Sie organisiert sind, desto einfacher wird die Zusammenarbeit mit Ihrem Team bei der Projektplanung.
Wie erstelle ich eine To-Do-Liste?
Wenn Sie Ihre To-Do-Liste auf die nächste Stufe heben möchten, probieren Sie diese 15 To-Do-Listen-Tipps aus, um Ihre To-Do-Liste zu klären und Ineffizienz zu reduzieren. Bedenken Sie, dass bei den meisten dieser Tipps davon ausgegangen wird, dass Sie eine To-Do-Listen-App verwenden, um Ihre Arbeit zu organisieren und produktiver zu sein.
1: Erstellen Sie eine umfassende Liste
Es empfiehlt sich, anstehende Aufgaben schriftlich festzuhalten und später zu erledigen, bevor man vergisst, was man eigentlich erledigen wollte. Die besten Ideen kommen oft in den Momenten, in denen man sie nicht aufschreiben kann, aber Inspiration kann jederzeit kommen. Wenn Sie spontan darüber nachdenken, wie Sie ein Projekt verbessern können oder welche Vorschläge Sie Ihrem Chef machen können, fügen Sie es einfach Ihrer To-Do-Liste hinzu. Deshalb ist es wichtig, eine digitale App zu wählen, die Sie auf Ihrem Mobilgerät zum Erstellen Ihrer To-Do-Liste verwenden können. So können Sie unterwegs etwas aufschreiben und riskieren nicht, es wieder zu vergessen, wenn Sie endlich an Ihrem PC ankommen.
2: Listen, Listen und noch mehr Listen
To-Do-Listen sind oft verwirrend, weil sie eine große Anzahl verschiedener Aufgaben in zufälliger Reihenfolge enthalten. Wenn Sie beispielsweise an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, kann es schnell verwirrend werden, Ihrer Liste eine Erinnerungsnotiz für ein bevorstehendes Kampagnenbriefing hinzuzufügen und gleichzeitig eine Notiz über den Dienstleister der Veranstaltung hinzuzufügen. Kein Wunder, dass wir so schnell überwältigt werden. Um organisiert zu bleiben und eine effektive To-Do-Liste zu erstellen, empfiehlt es sich, mehrere Listen zu verwenden.
Stellen Sie beispielsweise sicher, dass jedes Projekt oder jede größere Initiative eine eigene Liste hat. Es ist auch eine gute Idee, eine Liste für unmittelbare Aufgaben, eine Liste für Ideen für zukünftige Projekte und eine Liste für persönliche Erinnerungen zu erstellen. Auf diese Weise können Sie jederzeit die Aufgabenliste zu Ihrem aktuellen Arbeitsprojekt öffnen und sich auf das konzentrieren, was Sie gerade erledigen müssen. Es ist auch wichtig, bereits erledigte Aufgaben auf Ihrer Liste abzuhaken. Vermeiden Sie es, sich später zu fragen, ob diese Aufgabe bereits erledigt wurde. Sorgen Sie für Klarheit und aktualisieren Sie Ihre Liste kontinuierlich. Das wird Ihren Kopf frei machen und Ihnen helfen, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die wirklich wichtig sind.
3: Organisieren Sie Ihre To-Do-Liste nach Arbeitsablauf, Priorität und Frist
So lustig es auch sein mag, die To-Do-Liste für den nächsten Tag neu zu ordnen ist es Zeitverschwendung. Sie müssen der Versuchung widerstehen. Stattdessen können Sie eine gut strukturierte To-Do-Liste erstellen. Wenn Ihre App diese Option unterstützt, empfehlen wir, separate Abschnitte für verschiedene Aktivitäten einzurichten. Auf diese Weise können Sie Ihre Aktivitäten bei Bedarf nach Projekttyp oder Priorität sortieren und die Liste als Tagesplaner verwenden.
4: Erstellen Sie eine ausführbare Aufgabe
Gedanken und Ziele gehören nicht auf Ihre To-Do-Liste. Obwohl Sie diese Ideen im Hinterkopf behalten sollten, sollten Sie sie nicht alle auf Ihre To-Do-Liste setzen. Das liegt daran, dass große Aufgaben, die für Ihren Job wichtig sind, in den Hintergrund geraten oder völlig verborgen bleiben können. Ein Tipp für die To-Do-Liste ist stattdessen, diese Punkte in einem Projektmanagement-Tool oder Zielmanagementsystem zu erfassen.
Tabellenkalkulationsprogramme können das allerdings nicht besonders gut, deshalb erfasse ich es nicht in einer Excel-Liste. Auf diese Weise können Sie auf alle Ihre Ideen und wichtigen Ziele zugreifen, ohne Ihre To-Do-Liste zu überladen. Andererseits ist es wichtig, Ihre Gedanken und Ziele von Ihrer wichtigsten umsetzbaren To-Do-Liste zu trennen. Andererseits kann das Hin- und Herwechseln zwischen mehreren Tools schnell mühsam werden. Versuchen Sie stattdessen, alle diese Informationen in einem Tool zusammenzufassen.
5: Verwenden Sie Verben in Aufgabennamen
Alle Aufgaben müssen umsetzbar sein, daher muss der Aufgabenname ein Verb enthalten. Diese Regel ist nicht bindend, kann Ihnen aber dabei helfen, auf einen Blick zu erkennen, was schief läuft. Beispielsweise ergibt eine To-Do-Liste mit „3 Werbebildern für Facebook“ wenig Sinn. Durch das Hinzufügen des Verbs „design“ wird der Aufgabentitel jedoch klarer und umsetzbarer. „Entwerfen Sie drei Anzeigenbilder für Facebook.“ Erstellen Sie am besten eine To-Do-Liste mit einem Verb im Titel, damit Sie auf einen Blick erkennen können, was zu erledigen ist, und einen leicht verständlichen Aufgabenplan erstellen können.
6: Priorisieren Sie, was getan werden muss
Um Ihre Arbeit pünktlich zu erledigen, müssen Sie wissen, welche Ihrer Aufgaben am wichtigsten sind. Platzieren Sie Ihre wichtigsten Aufgaben oben oder verwenden Sie benutzerdefinierte Tags, um Ihre Prioritäten anzuzeigen. Wichtig ist, dass Sie sehen können, welche Aufgaben besonders wichtig sind, damit Sie nichts vergessen.
Priorisierung bedeutet nicht unbedingt, dass die wichtigsten Aufgaben immer zuerst erledigt werden sollten. Manchmal ist es am besten, den Tag mit einer einfachen Aufgabe zu beginnen. Vielleicht verwenden Sie die 80/20-Regel. Das bedeutet, dass Sie 80 % der Arbeit in 20 % der Zeit erledigen können und diesen Teil zuerst erledigen. Unabhängig davon, ob Sie wichtige Dinge zuerst oder später am Tag erledigen, stellen Sie sicher, dass Sie alles wissen, was Sie tun müssen, bevor Sie mit der Arbeit fertig sind.
7: Setzen Sie immer eine Frist
Wenn Sie eine Aufgabe erledigen, müssen Sie nicht nur wissen, was erledigt werden muss, sondern auch, bis wann sie erledigt sein muss. Es bringt nicht viel Gutes, wenn man all die wichtigen Dinge, die man erledigen muss, zu spät erledigt. Mit anderen Worten: Sie müssen immer wissen, wer was bis wann erledigt. Auch wenn Sie keine Frist haben, ist es eine gute Idee, die Termine beim Erstellen Ihrer To-Do-Liste zu notieren. Sie können es jederzeit auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, aber verpassen Sie die Frist nicht.
8: Teilen Sie große Aufgaben in kleinere Aufgaben auf
Eines der größten Probleme beim Erledigen von To-dos entsteht, wenn man merkt, dass die Aufgabe am nächsten Tag fällig ist, man aber tatsächlich eine Woche dafür braucht. Wenn dieses Problem häufiger auftritt, können die folgenden Tipps für To-Do-Listen hilfreich sein. Teilen Sie Ihre Arbeit in kleinere Teilaufgaben auf. Ihre Aufgabe ist möglicherweise erst am Freitag fällig. Wenn es sich jedoch um eine große Aufgabe handelt, die mehrere Tage in Anspruch nimmt, sollten Sie sie in kleinere Aufgaben aufteilen und diese im Laufe der Woche erledigen.
9: Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben
Das Zusammenfassen mehrerer Aufgaben in einem Arbeitsblock hilft Ihnen nicht nur beim Erledigen von Aufgaben, sondern steigert auch Ihre Produktivität. Jede neue Aufgabe erfordert ein anderes Denken. Generell gilt jedoch, dass Multitasking nicht zu unseren besten Fähigkeiten gehört und je mehr Aktivitäten wir in Aufgabenlisten zusammenfassen, desto effektiver kann unser Gehirn arbeiten. Suchen Sie insbesondere nach täglichen Aufgaben, die konsolidiert oder vereinfacht werden können.
Sie denken wahrscheinlich nie an die Aufgaben, die sich jeden Tag wiederholen, und Sie wissen nicht einmal, wie viel Zeit Sie tatsächlich damit verbringen. Notieren Sie, wie viel Zeit Sie für täglich wiederkehrende Aktivitäten benötigen, und überlegen Sie, wie Sie diese Zeit effizienter gestalten können. Können diese Aufgaben integriert oder automatisiert werden? Wenn Sie diese Aufgabe kompakter gestalten, wird Ihre Aufgabenliste nicht nur übersichtlicher, sondern Sie steigern auch Ihre Produktivität und verbessern Ihr Zeitmanagement.
10: Genießen Sie den Fortschritt
Jedes Mal, wenn Sie etwas von Ihrer To-Do-Liste streichen, erreichen Sie etwas. Und das ist definitiv eine Leistung! Wir sollten es feiern und unsere Erfolge feiern. Klopfen Sie sich zumindest selbst auf die Schulter.
11: Organisieren Sie Ihre Liste am Ende des Tages
Anstatt den halben Morgen damit zu verbringen, an Ihrer To-Do-Liste zu arbeiten, organisieren Sie Ihre Aufgaben am Vorabend. Auf diese Weise wissen Sie, was passieren wird, sobald Sie sich morgens anmelden. Mit nur 5–10 Minuten Anstrengung am Vorabend können Sie am nächsten Morgen durchstarten.
12: Benachrichtigungen deaktivieren
Benachrichtigungen können bei der Erledigung der Arbeit sehr hilfreich sein. Eine gute To-Do-Listen-App, mit der Sie To-Do-Listen erstellen können, bietet eine Vielzahl von Benachrichtigungen. Ebenso wichtig ist eine „Pause“- oder „Bitte nicht stören“-Funktion. Schließlich kommt es darauf an, Ihre Arbeit zu organisieren, um die Produktivität zu steigern. Es kann auch bedeuten, dass Sie sich konzentrieren und nicht ständig von den Nachrichten abgelenkt werden möchten.
13: Beachten Sie sich auch Dinge, die Sie nicht tun müssen
Sie sollten Ihre Zeit nicht mit unwichtigen Aufgaben verschwenden. Deshalb ist es wichtig, Aufgaben nicht nur auf Ihrer To-Do-Liste zu notieren, sondern diese bei Bedarf auch aufzuräumen. Wenn Sie Ihre Aufgabenprioritäten verstehen, wissen Sie bereits, was wichtig ist und was nicht. Haben Sie keine Angst davor, Aufgaben weniger wichtig zu machen. Das Verfolgen Ihrer To-Dos bedeutet nicht, dass Sie jeden Tag jede kleine Aufgabe erledigen müssen. Es bedeutet, Ihre Aufgaben so zu verwalten, dass Sie die Aufgaben erledigen können, die wirklich wichtig sind.
14: Hüten Sie sich vor den Nachzüglern
Jeder kennt dieses Problem. Der Abgabetermin für die Aufgabe war letzte Woche, aber ich hatte keine Zeit, daran zu arbeiten. Sobald Sie dies erkennen, müssen Sie sich fragen, warum diese Aufgabe nicht erledigt wurde. Was war das Problem? Müssen Sie eine Aufgabe neu priorisieren oder delegieren? Haben Sie die Aufgabe nicht richtig verstanden? Wenn Sie den Grund für die Verzögerung kennen, können Sie effizienter arbeiten und unerledigte Aufgaben von vornherein vermeiden. Dies wird Ihnen dabei helfen, dies zu vermeiden.
15: Auf einer Plattform zusammenarbeiten
Idealerweise sollte die Aufgabenverfolgung nicht isoliert erfolgen. Eine ordnungsgemäße Organisation und Priorisierung nützt wenig, wenn Sie nicht wissen, was Ihr Team tut. Und umgekehrt. To-Do-Listen-Tipp: Teams mit einer zentralen Arbeitsquelle sind am effizientesten. So weiß jeder genau, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, als Team die bestmögliche Arbeit zu leisten.
Welche Vorteile haben To-Do-Listen?
Hier erfahren Sie, warum To-Do-Listen nützlich sind.
• Bleiben Sie organisiert:
To-Do-Listen geben Ihnen eine bessere Kontrolle über Ihr Selbstmanagement. Schreiben Sie also einfach Ihre täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Aufgaben auf und planen Sie Ihren Tag entsprechend.
• Persönlichkeit:
Erstellen Sie Ihre To-Do-Liste ganz nach Ihren Wünschen. Sie können die Aufgabe kurz oder ausführlich beschreiben und sogar eine Frist und einen geschätzten Aufwand hinzufügen. Sie können Ihre Liste so erstellen, wie es für Sie am besten ist.
• Weniger Ablenkungen:
Eine To-Do-Liste hilft Ihnen, konzentriert zu bleiben. Schließlich muss man nicht jede Aufgabe für den Tag im Kopf haben. So können Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.
