Telefonservice, Büroservice für Unternehmen

Im Tagesgeschäft nahezu jedes Unternehmens stehen zahlreiche Aufgaben gleichzeitig an. Unter der hohen Auslastung leidet dann häufig die telefonische Erreichbarkeit enorm. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Betriebe für einen externen Telefonservice für Unternehmen.

Ob als Rechtsanwalt, Notar, Handwerker oder anderer Dienstleister, viele Selbstständige sind regelmäßig außer Haus oder in Meetings. Neue Kunden gewinnen, Aufträge akquirieren oder Gespräche mit Kunden oder Mandanten führen – alles wichtige Aufgaben, um den Erfolg des Unternehmens voranzutreiben.

Das Problem ist aber: Wenn Sie als Rechtsanwalt, Notar, Handwerker oder anderer Dienstleister nicht für Rückfragen oder Verhandlungen zur Verfügung stehen, schadet das der entstehenden Geschäftsbeziehung. Nicht selten führt das Verpassen eines wichtigen Anrufs sogar direkt zu einer Absage des Kunden. Auf diese Weise verlieren täglich zahlreiche Selbstständige vielversprechende Aufträge. Entsprechend ist die telefonische Erreichbarkeit für den Unternehmenserfolg von zentraler Bedeutung.

Was macht ein Telefonservice für Unternehmen genau?

Für Rechtsanwalt, Notar, Handwerker oder anderer Dienstleister in Klein- und Mittelbetrieben (KMB) spielt die telefonische Erreichbarkeit im Tagesgeschäft eine entscheidende Rolle. Wurde ein wichtiger Anruf verpasst, kann der potentielle Auftrag bereits verloren sein. Denn viele Verbraucher und Entscheidungsträger in Betrieben wenden sich nach einem erfolglosen Anruf direkt an einen anderen Wettbewerber. Mit einem externen Telefonservice für Unternehmen sind Sie aber jederzeit für Ihre Kunden erreichbar. Dadurch entgehen Ihnen keine Anrufe mehr, sodass Sie Interessenten optimal per Telefon von Ihren Leistungen überzeugen können. Insbesondere bei kleineren Unternehmen ist schließlich jeder Kundenauftrag von großer Bedeutung.

Dabei ist der Telefonservice weit mehr als ein gewöhnlicher Anrufbeantworter. Nur wenige Deutsche hinterlassen tatsächlich eine Nachricht auf dem elektrischen Gerät. Insbesondere bei komplexen Anliegen, Terminabsprachen oder Rückfragen legen viele Anrufer direkt auf, wenn sie das Tonband bemerken. Meldet sich hingegen ein menschlicher Gesprächspartner, stellen die Interessenten ihre Fragen und vereinbaren mit Ihnen einen Termin zu einem persönlichen Gespräch.

Welche Vorteile hat ein externer Telefonservice für Unternehmen?

Damit Ihnen kein Anruf entgeht, können Sie als Rechtsanwalt, Notar, Handwerker oder anderer Dienstleister eine Sekretärin einstellen, die alle Ihre Anrufe für Sie entgegennimmt. Diese Lösung ist jedoch mit hohen Personalkosten verbunden. Daher bevorzugen viele Selbstständige einen externen Büroservice um an Personal zu sparen.

Beim Telefonservice für Unternehmen werden Ihre Anrufer direkt an den externen Telefonservice-Dienstleister weitergeleitet, wenn Sie nicht erreichbar sind. Dort erwartet Ihre Kunden eine kompetenten Telefonservice-Mitarbeiter:in, die sich im Namen Ihrer Firma meldet. Die Mitarbeiter:innen sind umfassend auf Ihre individuellen Anforderungen geschult und nehmen jedes eingehende Telefongespräch in Ihrem Namen an und bearbeiten die Anliegen Ihrer Kunden nach Ihren Vorgaben. Anschließend erhalten Sie eine ausführliche Zusammenfassung des geführten Gesprächs.

Eigenes Sekretariat vs. externer Telefonservice für Unternehmen

Wenn Sie nicht immer die Möglichkeit haben, Ihre Anrufe selbst zu beantworten, können Sie natürlich eine:n eigene:n Mitarbeiter:in für diese Aufgabe einstellen. Dieser nimmt die Telefonate für Sie entgegen und notiert sämtliche wichtigen Informationen aus dem Gespräch mit den Kunden. Diese Lösung ist mit zusätzlichen Personalkosten verbunden. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmer gegen eine Fachkraft, die vor allem mit der Annahme von Anrufen beschäftigt ist und kümmern sich selbst um alle eingehenden Kundenanfragen sowie telefonischen Angebote.

Neben dem monatlichen Lohn entstehen durch einen internen Bürodienst ebenfalls viele weitere Kostenpunkte. Die regelmäßige Entgegennahme der Anrufe sowie die Verarbeitung der geführten Gespräche erfordert zudem mehrere Anschaffungen. Darunter zählen sowohl die Ausstattung der Büroräume als auch die notwendigen EDV-Anlagen. Realisieren Sie die Anrufannahme hingegen durch einen externen Anbieter, werden die Kundengespräche sowohl professionell geführt als auch detailliert dokumentiert. Entsprechend erhalten Sie stets alle wichtigen Informationen über die Telefonate. Als Auftraggeber entscheiden Sie zudem selbst, wann Sie einen Interessenten zurückrufen wollen.

Einer der größten Vorteile des professionellen Telefonservice liegt in den geringen Kosten. Im Gegensatz zu einem internen Mitarbeiter müssen Sie bei ausgelagertem Büroservice lediglich für die Zeit zahlen, in der Fachsekretär tatsächlich einen Anruf für Sie entgegengenommen hat. Dadurch ist dieser Service in den meisten Fällen deutlich preiswerter als die Festanstellung einer eigenen Bürokraft. Zusätzlich können Sie über den Service ebenfalls weitere Aufgaben wie die Bestätigung von Terminen sowie Terminvereinbarungen mit Geschäftspartnern abwickeln lassen. Dadurch sparen Sie viel Zeit ein und sorgen für eine effiziente Aufgabenverteilung in Ihrem Betrieb.

Weiterhin kann der Telefondienst flexibel erweitert oder verkürzt werden. Viele Selbstständige nehmen diesen Service insbesondere im Krankheitsfall oder während längerer Abwesenheit in Anspruch. Dadurch werden Ihre Anrufe auch während Ihres Urlaubs empfangen und Sie bleiben stets für Ihre Geschäftspartner erreichbar. Dabei sorgen die Mitarbeiter:innen des externem Telefonservice für Unternehmen immer für eine persönliche und professionelle Betreuung der Anrufer. Ein zuverlässiger Kundenservice ist somit garantiert.

Brauche ich einen externen Telefonservice für Unternehmen?

Von einem externen Telefonservice profitieren insbesondere Selbstständige und kleinere Unternehmen. Darüber hinaus können aber auch etablierte Betriebe von den Vorzügen dieser Leistung profitieren. Der Einsatz eines Telefondienstes ist immer dann sinnvoll, wenn das Annehmen alle eingehenden Anrufe nicht länger gewährleistet werden kann. Dies ist unter anderem der Fall, wenn Sie für längere Zeit nicht im Büro sind, erkranken oder in den Urlaub fahren. Der Service stellt vor allem dann eine gute Lösung dar, wenn Sie regelmäßig Veranstaltungen besuchen, an Seminaren teilnehmen oder Kundentermine außerhalb Ihres Büros wahrnehmen.

Zudem profitieren ebenfalls Selbstständige, die aufgrund enger Deadlines oder einer hohen Auftragslage für mehrere Stunden ungestört arbeiten müssen. In diesen Fällen können Sie einen Telefondienst nutzen, um weiterhin für Ihre Kunden erreichbar zu sein. Dadurch sparen Sie nicht nur viel Geld, sondern auch Zeit und Nerven. Mit einem kompetenten Partner können Sie sich vollständig auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und erhalten dennoch einen detaillierten Überblick über alle geführten Gespräche.