An Weihnachten im Büro am Schreibtisch sitzen? Das kann man sich kaum vorstellen.
Aber alle Anrufe während des Weihnachtsurlaubs „ins Leere” gehen zu lassen, kann auch nicht die Lösung sein. Aber wie organisieren Sie den Telefonservice Ihres Betriebes während Ihres Weihnachtsurlaubs und an den Feiertagen?
Es gibt viele Möglichkeiten.
Sie können die Anrufe Ihrer Kunden einfach zur Ihrer Voicemail oder dem Anrufbeantworter im Büro umleiten und hoffen, dass die Anrufer eine Nachricht hinterlassen. Ein riskantes Spiel, denn viele Anrufer legen gleich wieder auf, wenn sich statt Ihnen oder Ihrer Mitarbeiter persönlich nur die Mailbox meldet.
Das ist aber nicht der einzige Knackpunkt. Wenn Ihre Kunden Sie an den Feiertagen anrufen, ist es sehr wahrscheinlich, dass es sich um eine dringende Angelegenheit handelt. Ihr Anliegen kann wohl nicht warten, bis Sie wieder aus dem Weihnachtsurlaub zurück sind und den Kunden zurückrufen können.
Mit dem Einsatz von Voicemail und Anrufbeantworter laufen Sie Gefahr, Kunden unwiderruflich zu verlieren.
Also heißt es für Sie als Unternehmer an den Feiertagen: Während der Rest der Familie gemütlich neben dem Weihnachtsbaum zusammensitzt und die Feiertage genießt, verbringen Sie die Feiertage im Büro neben Ihrem Telefon. Habe Sie sich die Weihnachtstage so vorgestellt?
„Man könnte auch das Bürotelefon aufs Handy umleiten lassen. Dann brauche ich nicht alleine im Büro zu sitzen…”, denken sich viele Unternehmer mit Blick auf die Feiertage und den anstehenden Weihnachtsurlaub. Auf den ersten Blick eine gute Idee…
Aber: Sie laufen Gefahr, dass das Telefon dann mitten im Familienessen klingelt, genau dann wenn Sie mit Ihren Kindern ihre heißersehnten Weihnachtsgeschenke testen oder aber mitten in der Rodelpartie.
„Ein bisschen“ zwischendurch arbeiten – klappt meistens nicht so einfach, wie man es sich vorstellt. Man lauscht immer mit einem Ohr, ob nicht doch statt des Klangs der Weihnachtsglocken doch das Mobiltelefon klingelt. Wenn Sie Ihr Telefon immer dabei haben – nur für den Fall, dass ein Kunde Sie anruft – sind Sie nie wirklich enspannt und können die Weihnachtsfeiertage oder Ihren Urlaub genießen und ausspannen.
Sie verpassen viel. Und Ihre Familie auch! Denn sie erwartet Ihre volle Aufmerksamkeit, besonders an freien Tagen. Es macht nicht viel Spaß, komplett ins Spiel einzutauchen, wenn Mama oder Papa nicht mit vollen Herzen dabei sind, weil dauernd das Telefon klingelt.
Professionelle Erreichbarkeit Ihrer Büros auch in den Ferien und an Feiertagen
Ungestörte Weihnachtstage mit den Liebsten verbringen und dennoch keinen Kundenanruf verpassen. Das funktioniert, wenn Sie die Dienstleistungen von einem externen Telefonservice und virtuellen Sekrätariat in Anspruch nehmen. Die Mitarbeiter des Telefonservices sorgen dafür, dass auch während der Feiertage und während Ihres Weihnachtsurlaubs in Ihrem Büro ein kompetenter Ansprechpartner für Ihre Kunden erreichbar ist.
Wie funktioniert ein externer Telefonservice?
Sie als Handwerker oder anderer Dienstleister entscheiden selbst, wann und wie Ihr virtuelles Sekretariat sich um Ihre Anrufe kümmert. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Die kompetenten Telefonservice-Mitarbeiter übernehmen den kompletten Telefonservice für Sie oder unterstützen Sie gezielt. Das kann außerhalb Ihrer übliche Bürozeiten sein oder wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter selbst den Anruf nicht entgegen nehmen können. Sobald Sie Ihre Anrufe auf Ihr virtuelles Sekretariat umleiten, nehmen die Telefonservice-Mitarbeiter:innen diese in Ihrem Namen an und bearbeiten die Anliegen der Anrufer nach Ihren Vorgaben. Der Telefonservice ist dabei individuell an Ihr Unternehmen angepasst und bietet Ihren Kunden eine individuelle Betreuung.
Damit Sie immer auf den neusten Stand sind, erhalten Sie direkt nach jedem Anruf, den die Telefonservice-Mitarbeiter angenommen haben, eine Anrufinformation. Darin sind die genauen Kontaktdaten des Anrufers sowie dessen Anliegen notiert. Anhand der Anrufnotiz können Sie oder Ihre Mitarbeiter entscheiden, was weiter zu veranlassen ist.
Sie wollen, dass bestimmte Anrufe direkt an Sie durchgestellt werden? Auch das ist kein Problem. Denn – genau wie Ihre persönliche Sekretärin – haben auch die Telefonservice-Mitarbeiter die Möglichkeit, Anrufer – nach Rücksprache mit Ihnen – direkt an Sie weiter zu verbinden.
Welche Vorteile bietet mir der externe Telefonservice?
Ein externer Telefonservice ist eine kosteneffiziente und flexible Alternative zu einer persönlichen Sekretärin. Beim externen Telefonservice nehmen speziell geschulte Mitarbeiter die Anrufe für Ihren Betrieb in Ihrem Namen entgegen und bearbeiten diese nach Ihren persönlichen Vorgaben. Im Einzelnen bedeutet das: Jeder Anruf wird persönlich in Ihrem Namen angenommen. Es ist so, als ob die Mitarbeiter bei Ihnen vor Ort im Büro sitzen würde. Ihr Kunde merkt also gar nicht, dass Sie von einem externen Telefonservice unterstützt werden. Die Anliegen der Kunden werden von den Telefonservice-Mitarbeitern aufgenommen und in Form einer Anrufnotiz an Sie weitergeleitet.
Selbst wenn Sie und Ihre Mitarbeiter „zwischen den Jahren” nicht im Büro sind, haben Ihre Anrufer jederzeit einen kompetenten Ansprechpartner am Telefon.
