Kopieren, Scannen, Drucken – diese Aufgaben beschäftigen in vielen Unternehmen eine ganze Belegschaft. Glücklicherweise nutzen immer mehr Unternehmen die Vorteile des papierlosen Büros. Dank moderner Technik lässt sich dieser Trend leicht umsetzen. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen erläutern, wie man ein vollständig papierloses Büro umsetzt und welche Vorteile es mit sich bringt.
Papierloses Büro: Vor- und Nachteile
Ein papierloses Büro ist ein Büro, das ausschließlich Computer und verschiedene Software verwendet, um Papierdokumente zu eliminieren. Dies hat folgende Vor- und Nachteile:
Vorteile
- Kostensenkung (Reduzierung der Druckkosten)
- Einsparung von Arbeitszeit: Besonders schneller Zugriff auf alle Dokumente
- Platz- und Materialeinsparungen
- Mobilität: Jeder kann von überall auf die Daten zugreifen
- effektivere Teamarbeit
- Umweltfreundlich mit weniger Papierabfall
- Effektive Zeitnutzung: Reduzieren Sie den Aufwand bei der Suche nach Dokumenten mithilfe der Suchfunktion
- Mehr Ordnung am Arbeitsplatz
- Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit
Nachteile
- Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann die Einführung und Implementierung eines papierlosen Büros einige Zeit in Anspruch nehmen.
- Der Wechsel in ein digitales Büro erfordert ein gewisses Maß an Disziplin und den Mut zur Veränderung.
Papierloses Büros: 5 Tipps zur Umsetzung
1. Ist- und Soll-Zustand festlegen
Wenn Sie sich für die Einführung eines papierlosen Büros entschieden haben, müssen Sie zunächst klären, wie Sie bei der schrittweisen Umsetzung letztendlich vorgehen. Dies erfordert eine Erstinventur, die mehrere Wochen dauern kann. Es gilt zu analysieren, welche Unterlagen in welchen Bereichen anfallen und was digitalisiert werden muss.
Originaldokumente sind nur in seltenen Fällen erforderlich. Für fast alle Dokumente reicht es aus, sie in digitaler Form zu erhalten. Es ist jedoch wichtig, sowohl eingehende als auch ausgehende Dokumente zu erfassen. Es ist nicht mehr notwendig, interne Notizen auf Papier festzuhalten.
2. Posteingang
Der nächste Schritt besteht darin, Ihren Posteingang zu digitalisieren. Dazu gehören alle Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Notizen, Reservierungsbelege und Lieferscheine. Je nach Aufwand und Ressourcen können Dokumente inhouse mit einem Scanner digitalisiert werden. Für größere Unternehmen kann es sinnvoll sein, einen externen Dienstleister zu beauftragen, der den Posteingang scannt und zur weiteren Bearbeitung bereitstellt.
3. Seien Sie konsequent
Es gibt immer wieder Situationen, in denen man ein Blatt Papier in die Hand nehmen möchte. Verwenden Sie es für Besprechungsprotokolle, Notizen oder Ideen, die Sie schnell skizzieren möchten. Und wenn es um Rechnungen und andere Dokumente geht, ist es oft verlockend, zu alten Gewohnheiten zurückzukehren und zu drucken. Am Arbeitsplatz der Zukunft wird die Situation jedoch anders sein. Sie müssen nur konsequent sein, um Ihr Projekt „Papierloses Büro“ umzusetzen.
Bringen Sie einfach Ihren Laptop zum Meeting mit und erfassen Sie alle Ihre Notizen digital. Und selbst wenn Sie ein Dokument unterschreiben möchten, müssen Sie es selten ausdrucken. Für die meisten Menschen reicht es aus, die handschriftliche Unterschrift einmal einzuscannen, auf dem Computer zu speichern und in das Signaturfeld eines Dokuments einzufügen.
4. Verwalten Sie Dokumente in der Cloud
Unternehmen, die auf papierloses Büro umsteigen möchten, sollten für die Dokumentenverwaltung Cloud-Speicher wählen. Dies bietet den Mitarbeitern eine größere Flexibilität, da der Zugriff auf den Cloud-Speicher von jedem internetfähigen Gerät aus möglich ist und die Mitarbeiter auch unterwegs auf Daten zugreifen können.
5. Organisierte Ordnerstruktur und Dateinamen
Eine durchdachte Ordnerstruktur ist der Schlüssel, um alle Ihre Dokumente jederzeit schnell wiederzufinden. Am besten arbeiten Sie mit Hauptordnern und Unterordnern. Achten Sie jedoch darauf, nicht zu viele Unterordner zu haben. Wenn es zu groß wird, kann eine längere Suche erforderlich sein. Darüber hinaus sollten Sie einheitliche Namen für Ihre Dokumente verwenden, damit Sie diese immer über das Suchfeld finden können.
3. Tools für papierloses Büro
Der Einsatz bestimmter Tools kann Ihnen bei der erfolgreichen Umsetzung eines digitalen Büros helfen. Sie tragen dazu bei, das Arbeiten flexibler und kollaborativer zu gestalten und ermöglichen den Mitarbeitern auf Wunsch mobilen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.
Dokumenten-Management
Es ist noch gar nicht so lange her, dass man lokale Speichermedien benötigte, um digitalisierte Dokumente archivieren und bearbeiten zu können. Mittlerweile werden jedoch zunehmend Cloud-Dienste wie Dropbox und Google Drive für die Dokumentenverwaltung genutzt.
Der große Vorteil hierbei ist, dass digitalisierte Daten von mehreren autorisierten Mitarbeitern gleichzeitig, auch an unterschiedlichen Standorten, abgerufen und bei Bedarf bearbeitet werden können.
Google Drive eignet sich besonders gut für die Zusammenarbeit, da Sie in Echtzeit sehen können, was andere gerade bearbeiten oder eingeben. Der Einsatz eines zentralen Speichersystems, beispielsweise eines Cloud-Systems, kann die Produktivität Ihres Unternehmens steigern und einen großen Schritt in Richtung eines papierlosen Büros machen. Mit einem solchen System sind die Dokumente jederzeit mobil abrufbar und das Drucken von Zwischenergebnissen entfällt. Das spart Papier und Zeit.
Digitaler Kalender
Ein weiteres sehr nützliches Tool von Google ist die Kalenderfunktion. Google Kalender kann den bekannten Tischkalender komplett ersetzen und ist noch praktischer. Sie können beispielsweise verschiedene Kalender mit Genehmigungen verschiedener Teammitglieder verwalten und wissen immer, welche Kollegen wann verfügbar sind. Wenn Sie ein Meeting für einen bestimmten Zeitpunkt planen, werden alle Mitglieder mit E-Mail-Adressen benachrichtigt und können die Einladung annehmen oder ablehnen.
Kommunikation
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern Informationen und Anweisungen in Papierform zur Verfügung stellen. Im Zeitalter der Digitalisierung ist dies jedoch viel einfacher. Sie können auch über die Nutzung interner Kommunikationstools oder Messenger-Dienste nachdenken.
