8 nützliche Tipps für Microsoft Word – ein praktischer Ratgeber

Microsoft Word war schon immer eines der beliebtesten Textverarbeitungsprogramme. Die Tipps zeigen Ihnen, wie Sie sein Potenzial optimal nutzen.

1. Tipp für Microsoft Word: Dokumente automatisch wiederherstellen

Im Arbeitsalltag am PC sollte eines immer beachtet werden: Aufzeichnen. Um absolut sicher zu sein, dass Sie Ihre Dokumente nicht verlieren, setzen Sie das Backup-Schreibintervall auf eine Minute. Klicken Sie im Menü „Datei” auf „Optionen” und auf „Speichern” . Geben Sie im Feld neben „AutoWiederherstellen-Informationen speichern” das Schreibintervall an . Wählen Sie 1 Minute . Nachdem Sie auf „OK” geklickt haben, stellen wir im Falle eines Einfrierens des Computers das Dokument in dem Zustand von vor einer Minute wieder her.

2. Tipp für Microsoft Word: Zusammenarbeit in Echtzeit

In Word und OneDrive ist es für viele Personen sehr einfach, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten. Sie sehen alle vorgenommenen Änderungen in Echtzeit. Dieser Prozess wird als gemeinsames Arbeiten an Dokumenten bezeichnet . Das Dokument muss auf OneDrive gespeichert werden. Öffnen Sie das Dokument, klicken auf „Datei”, „Freigeben” , Für andere Personen freigeben” und Sie erteilen den Empfängern Schreibrechte. Sie können den Berechtigungen auch ein Ablaufdatum geben oder die Datei mit einem Passwort schützen. Nachdem Sie auf „Übernehmen” geklickt haben , geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und klicken Sie auf „Senden”. Bei der gemeinsamen Arbeit an einem Dokument wird jeder Schritt online gespeichert. Wenn Sie eine intakte Quelldatei benötigen, speichern Sie sie vor dem Bearbeiten, indem Sie auf Datei klicken „Kopie speichern” und einen Speicherort auswählen.

3. Tipp für Microsoft Word: Texte am Telefon bearbeiten

Für Android- und iOS-Benutzer ist Word in der Office-Anwendung kostenlos, nach der Installation müssen Sie sich nur beim Microsoft-Konto anmelden. Sie bekommen sofort 5 GB Speicher in der OneDrive-Cloud. Die dort gespeicherten Daten können Sie überall verwenden. Wenn Sie jedoch bereits Dropbox haben, integrieren Sie den Dienst folgendermaßen: Berühren Sie in der Office-Anwendung das Ordnersymbol „Ort hinzufügen” Dropbox und folgen Sie den Anweisungen.

4. Tipp für Microsoft Word: Verwenden von Schnellbausteinen

Wenn beim Schreiben von Texten einige Ihrer Textfragmente oft wiederholt werden, können Sie die Autotexte verwenden. Dazu markieren Sie in Ihrem Dokument das Textfragment, das Sie speichern möchten. 

Klicken Sie dann auf der Registerkarte „Einfügen” in der Gruppe „Text” auf „Schnellbausteine” und dann auf „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern”, ändern Sie den Namen, und fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu. Klicken Sie dann auf „OK”.

Wenn Sie mehrere Vorlagen speichern möchten, klicken Sie auf „Kategorie” und auf „Neue Kategorie erstellen” . Gepeichert wird mit einem Klick auf „OK”. Um den vorbereiteten AutoText einzufügen, gehen Sie auf die Registerkarte „Einfügen” , klicken Sie dann auf das Schnellbaustein-Symbol und wählen Sie das gewünschte Element aus.

5. Tipp für Microsoft Word: Übersicht der wichtigsten Tastaturkürzel

• Strg + N Öffnet ein neues, leeres Dokument. Mit  Strg + O öffnen wir die Liste der zuletzt bearbeiteten Dokumente
• Strg + F Öffnet ein Suchfenster, in dem Sie nach einer Zeichenfolge im Dokument suchen können
• Strg + Z Fehler passieren. Mit dieser Verknüpfung machen wir den letzten Bearbeitungsvorgang rückgängig
• Strg + Pfeil nach oben Springt im Text einen Absatz nach oben, ähnlich bewegt Strg + Pfeil nach unten den Cursor einen Absatz nach unten
• Strg + Umschalt + A Diese Tastenkombination ändert den ausgewählten Text in Großbuchstaben
• Strg + Umschalt + B Ausgewählten Text fett formatieren. Strg + Umschalt + K ist kursiv und Strg + Umschalt + U ist unterstrichen
• Strg + [ Verkleinert die Schriftgröße um einen Punkt. Mit Strg +] vergrößern wir die Schrift entsprechend

• Strg + E Zentriert den Absatz. Strg + R ist Rechtsausrichtung und Strg + L ist Linksausrichtung
• Strg + Alt + J Diese praktische Tastenkombination fügt eine Fußnote am Ende der Seite ein
• Strg + Alt + D Fügt eine Fußnote am Ende des gesamten Textes anstelle einer Fußnote am Ende der Seite ein

6. Tipp für Microsoft Word: Suchen und ersetzen

Wenn ein Wort sehr häufig vorkommt und Sie es ersetzen möchten, drücken Sie „Strg + H” und geben Sie das Wort ein. Schreiben Sie in die zweite Zeile ein neues Wort. Wenn Sie auf „Ersetzen” klicken, werden alle alten Wörter im Text durch die neuen ersetzt.

7. Tipp für Microsoft Word: Versionen vergleichen

Wenn Sie mehrere Versionen des Textes haben und die aktuelle Version mit der vorherigen vergleichen möchten, dann wählen wir durch Klicken auf „Überprüfen” , dann auf „Vergleichen” und dann auf „Vergleichen … „ die Originaldatei und die zu vergleichende Version aus . Im nächsten Fenster sehen wir eine Liste beider Versionen, die Unterschiede werden farblich hervorgehoben.

8. Tipp für Microsoft Word: Textprüfung

Sind Sie mit dem Text fertig? Lassen Sie eine abschließende Prüfung durchführen „Überprüfen”. An der dieser Stelle können Sie unter anderem Wörter und Zeichen gezähltzählen und die Übersetzungsfunktion nutzen.