Bei der Eröffnung eines neuen Büros oder der Vorbereitung der Umstrukturierung des Arbeitsplatzes stehen wir vor der Wahl, die für die Arbeit notwendige Büroausstattung zu kaufen.
Der Markt bietet eine große Auswahl an Möbeln und Bürogeräten, die dazu beitragen, das Büro in Ordnung und die richtige Hygiene am Arbeitsplatz zu halten. Es ist jedoch gut, die Angebote zu vergleichen und die Nützlichkeit einiger von ihnen zu analysieren, um beim Kauf nicht zu viel zu bezahlen und nicht auf einmal enorme Kosten zu verursachen, wenn dies nicht erforderlich ist.
Büroausstattung – Worauf sollten Sie achten?
Ordnung im Büro wirkt sich nicht nur auf die Arbeitseffizienz, sondern auch auf eine gute Atmosphäre und Konzentration aus. Wenn Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, nach verlegten Dokumenten oder anderen Gegenständen zu suchen, ist die Erfüllung Ihrer Aufgaben einfacher und viel reibungsloser. Auch die Sauberkeit, die maßgeblich von der Ordnung und Hygiene der Arbeit abhängt, kann die Arbeit erleichtern oder erschweren. Als Arbeitgeber sind wir verpflichtet, die Büroausstattung zu warten und zu reinigen, sowie den gesamten Arbeitsplatz in Ordnung zu halten. Einige der Pflichten fallen auch auf den Arbeitnehmer, der über die Arbeitsregeln informiert und in den Grundsätzen von Gesundheit und Sicherheit geschult werden sollte.
Was ist sonst noch wichtig, wenn wir eine neue Büroausstattung planen?
Stühle und Schreibtische, insbesondere bei der Arbeit am Bildschirmarbeitsplatz, sollten dem Prinzip der Ergonomie angepasst sein und die Wirbelsäule des Mitarbeiters bei stundenlanger Sitzarbeit entlasten. Außerdem benötigen Sie im Büro Regale und Schränke für Aktenordner und Ordner und im Kundenfall Möbel wie Sessel, Stühle oder Tische. Die für die Grundfunktion des Büros notwendigen Geräte sind neben dem derzeit einfachen Laptop oder Desktop-Computer ein Drucker mit Scanner oder ein Kopierer sowie ein Firmentelefon (stationär oder mobil) oder ein Aktenvernichter. Letzteres ist im Falle der Entsorgung von Dokumenten, die vertrauliche Informationen und personenbezogene Daten enthalten, ein obligatorisches Element, wenn wir nicht die Dienste eines externen Unternehmens in Anspruch nehmen, das sich mit ihrer Entsorgung befasst. Häufig verwendete Werkzeuge sollten griffbereit sein.
Bei der Büroausstattung geht es nicht nur um Möbel
Kleines Zubehör wie Karten, Trennblätter für Ordner, Marker oder Boxen und Ordner können die Arbeitseffizienz erheblich steigern. Ihre Anwesenheit sollte jedoch kein Chaos erzeugen, und jeder Mitarbeiter sollte sich um die gute Organisation seines eigenen Arbeitsplatzes kümmern.
Wir sollten auch bedenken, dass die positiven und auffälligen Farben des Büros auch die Arbeitsatmosphäre und das Wohlbefinden der Mitarbeiter und damit die Effektivität von Aktivitäten beeinflussen können. Es ist eine langjährige Praxis, die Eigenschaften bestimmter Farben zu nutzen, um die Stimmung der Menschen im Raum zu beeinflussen. Die Forschung zeigt die positive Wirkung von Licht und warmen Farben mit geringer Sättigung. Weiße Möbel und ruhige Farben von Wänden und anderen dekorativen Elementen werden die Konzentration positiv beeinflussen. Vermeiden Sie dunkle Farben, die einen kühlen Effekt haben und dazu führen können, dass Sie sich bei der Arbeit schlecht fühlen. Scheuen wir uns jedoch nicht, zu experimentieren und mehrere Farben zu verwenden, um Einheitlichkeit und Monotonie in unserer Arbeitsumgebung zu vermeiden.
Haben Philosophie und Einrichtung des Büros etwas gemeinsam?
Abschließend sei noch die japanische Philosophie der richtigen Arbeitsplatzorganisation erwähnt, die als 5S-Methode bekannt ist. Es besteht aus fünf Grundelementen, deren Verhalten die Grundlage des von den Japanern im Alltag entwickelten Arbeitsqualitätsmanagements ist. Ordnung, Sauberkeit und gute Organisation des Arbeitsplatzes beeinflussen die Qualität und Produktivität unserer Tätigkeiten, die jedem Arbeitgeber am Herzen liegen.
Diese 5 Elemente sind:
1S. Seiri – auswählen, was am Arbeitsplatz unnötig und notwendig ist.
2S. Seiton – Systematik der Artikel, von denen das Nötigste zur Hand ist.
3S. Seiso – Reinigung des Arbeitsplatzes, Aufrechterhaltung der für die Durchführung der Tätigkeiten erforderlichen Sauberkeit.
4S. Seiketsu – Standardisierung, das heißt die Definition und Verbreitung der Prinzipien der früheren 3S. (unter Verwendung von Zeitplänen, Checklisten, Diagrammen und Anweisungen).
5S. Shitsuke – Selbstdisziplin basierend auf der Bereitschaft des Mitarbeiters, sich aktiv zu beteiligen bei der Aufrechterhaltung der bestehenden 5S und ggf. Verbesserung der bestehenden Arbeitsorganisation.
