Arbeitsorganisation – 5 effektive Schritte für jedes Unternehmen

Arbeitsorganisation ist ein sehr wichtiger Prozess im Privat- und Berufsleben. Dank der richtigen Arbeitsorganisation haben wir alles geplant, wir wissen, was zu tun ist, wir haben spezifische Umsetzungsmethoden und sind gleichzeitig produktiver. Daher muss sich jedes Unternehmen und jede Führungskraft um die Arbeitsorganisation in ihrem Betrieb kümmern, damit das gesamte Unternehmen mit der richtigen Arbeitsorganisation besser funktioniert. Es ist kein einfacher Prozess, aber in diesem Artikel kommen wir mit einigen wichtigen Schritten zu Ihnen, um die Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen auf ein noch höheres Niveau zu heben . Welche werden Sie in Ihrem Unternehmen einführen?

Wer die Arbeitsorganisation im Unternehmen verbessern möchte, sollte das ganze Thema recht breit angehen. Normalerweise gibt es bei dieser Art von Aspekt keinen einfachen und effektiven Weg, dies zu tun. Viele eingeleitete Prozesse müssen sich überschneiden, um tatsächlich die gewünschten Ergebnisse unseres Handelns zu sehen. Es besteht jedoch kein Zweifel, dass ein organisiertes Unternehmen ein produktiveres Unternehmen ist. Was das ganz am Ende der Ereigniskette bedeutet, brauchen wir nicht zu erklären.

Sorgen Sie für die natürliche Arbeitsumgebung Ihres Teams – setzen Sie auf spezielle Tools, die die Arbeit im Team organisieren und einen effektiven Informationsfluss garantieren.

Dies ist der Prozess, mit dem wir beginnen müssen, es gibt keine andere Option. Jeder Ihrer Mitarbeiter, Ihr gesamtes Team, braucht ein natürliches Arbeitsumfeld.Ja, diese Umgebung kann ein Schreibtisch, ein Computer, ein Telefon und alle notwendigen Zubehörteile für die tägliche Arbeit sein. Dies ist jedoch die Basis, die – seien wir mal ehrlich – von fast jedem Unternehmen bereitgestellt wird.

Wir wollen das Thema jedoch etwas anders betrachten. Es geht um einen Ort, an dem ein Mitarbeiter seine Aufgaben, Projekte und das gesamte Team finden kann. Wenn wir im Team an Aufgaben und Projekten arbeiten, müssen wir oft einen Kollegen kontaktieren und uns austauschen. Wenn Sie das Thema anders angehen, wie oft arbeiten Sie mit Dateien und Dokumenten? Vereinbarungen, Verfahren, Vorschriften, Grafikdateien, Vorschläge für grafische Änderungen – all dies kann stattfinden.

Sehr oft haben Unternehmen kein Tool oder keine gemeinsame Plattform, auf der das Team seine Verantwortlichkeiten bündeln könnte. Dies ist ein sehr großer Fehler, der sich negativ auf die Arbeitsorganisation auswirkt. Durch die Bereitstellung einer solchen Umgebung erhält jeder Mitarbeiter Einblick in seine Aufgaben und Projekte im Unternehmen. Bei Bedarf lädt es die erforderliche Datei aus einer speziellen Datenbank herunter oder hinterlässt einen Kommentar, um Informationen bereitzustellen. Es ist alles in einem gemeinsamen Tool. Es gibt viele Studien zu Produktivität und Arbeitsorganisation, die online verfügbar sind, die meisten weisen auf das richtige Tool hin, das maßgeblich für die Verbesserung des Prozesses verantwortlich ist.

Unterteilen Sie Ihre Arbeit in spezielle Schwerpunkte – eine oder zwei Pausen während der Arbeit? Dies ist ein Mythos, den Sie in Ihrem Unternehmen schnell entlarven müssen.

In Unternehmen begegnen wir oft dem Mythos, dass wir während unserer Arbeit Anspruch auf ein oder zwei Arbeitspausen haben. Natürlich, wenn wir die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes einhalten wollen, wurde es tatsächlich so konstruiert. Wenn wir jedoch für unsere eigenen und korrekten Regeln im Unternehmen sorgen wollen, können solche Regeln aus dem Arbeitszeitgesetz in Ihrem Unternehmen nicht funktionieren.

Es tötet die Produktivität und gleichzeitig die Organisation der Arbeit. Die Forschung zeigt, dass 90 Minuten die maximale Konzentrationszeit für jede Person ist. Wenn es also in Ihrem Unternehmen zwei Pausen gibt, macht dies keinen Sinn, da der Mitarbeiter nicht über seine Kapazität hinaus arbeiten kann.

Eine sehr gute Lösung ist in diesem Fall die Aufteilung der Arbeit in spezielle Blöcke. Wenn also 90 Minuten die maximale Fokuszeit sind, ist dies eine gute Lösung für Ihr Unternehmen. Wenn Sie Ihrem Team alle anderthalb Stunden Pausen gönnen, erfrischt sich jeder und ist konzentrierter. Es hat keinen Sinn, mit einer Saite zu arbeiten, und es gibt nichts Besseres, als sich eine Auszeit für den Kopf zu gönnen. Gespräche, Kaffee oder Tee trinken, an die frische Luft gehen – all dies lässt Ihren Geist nach einer intensiven Arbeitsphase wieder richtig funktionieren. Lohnt es sich also, sich 10 Minuten Zeit zu nehmen, um eine zusätzliche Pause einzulegen, um konzentrierter und produktiver zu sein?

Betrachten Sie es auch aus einem anderen Blickwinkel, von der organisatorischen Seite. Wenn es in Ihrem Unternehmen gelingen würde, Blöcke von 90 Minuten Arbeit mit anschließender 15-minütiger Pause zu erarbeiten, dürfte sich das äußerst positiv auf die Arbeitsorganisation auswirken. Niemand stört sich gegenseitig, jeder erfüllt seine Aufgaben, und wenn es eine Pause gibt, ist es für alle.

Natürlich wird es in einem größeren Team schwierig sein, alles in einem genauen Zeitrahmen zusammenzufassen, aber diese Art von Abhängigkeit wird die Arbeitsorganisation stark beeinflussen. Dies sind zweifellos großartige Lösungen, die Sie jetzt implementieren und verwenden können.

Thematische Arbeitsteilung – Sie konzentrieren sich, ohne zwischen verschiedenen Verantwortlichkeiten zu wechseln.

Dies ist ein sehr wichtiger Aspekt in jeder Unternehmens- und Teamarbeit. Wenn Sie das gesamte Unternehmen leiten, kann die Durchsetzung komplizierter sein, obwohl es sich auszahlt, diese Art von Richtlinie gewissenhaft an Ihre Mitarbeiter oder Manager einzelner Aktivitäten zu kommunizieren.

Thematische Arbeitsteilung- wie der Name schon sagt – es geht um die angemessene Anpassung des Aufgabengegenstandes an den Tag oder Zeitraum, in dem Sie arbeiten. Eine tolle Lösung wird die Top-Down-Arbeitsteilung an verschiedenen Wochentagen sein – am Montag bearbeitet man ein Thema, am Dienstag ein anderes und lässt Entwicklungsthemen für Mittwoch übrig. Es liegt auf der Hand, dass das alles selten zu 100 % funktioniert. Sehr oft kann man diese Arbeit aber der besseren Organisation und Produktivität halber thematisch so weit wie möglich gliedern.

Sie sind sich bewusst, dass der ständige Wechsel des Themas Aufgabenerfüllung den Rhythmus sehr brechen kann. Wenn Sie sich zu einem bestimmten Thema inspirieren lassen, geht das reibungslos. Die Aufgabe ist erledigt und plötzlich wechseln Sie zu einem ganz anderen Aspekt der Aktivitäten – Sie reflektieren, analysieren und nach mehreren Dutzend Minuten sind Sie am Ausgangspunkt. Das wollen wir vermeiden. Durch die entsprechende thematische Aufteilung Ihrer Arbeit sind Sie und Ihr gesamtes Team besser organisiert. Wenn Sie dies in den Betrieb des Unternehmens einführen konnten, kennen Sie die großen Vorteile dieser Methodik.

Wissen Sie, wie viel Zeit Ihre Unternehmensverantwortung in Anspruch nimmt – mit diesen Informationen bringt Sie Ihre Arbeitsorganisation auf die nächste Stufe.

Wenn Sie ohne detaillierte Daten arbeiten, haben Sie keine umfassenden Informationen über Ihre Aufgaben. Wenn Sie nicht wissen, wie viel Zeit Sie tatsächlich mit der Arbeit an Ihren Aufgaben verbringen, arbeiten Sie indikativ. Daher wird es schwierig sein, Ihre Arbeit zu organisieren. Dies bedeutet die individuelle Arbeit jedes Mitarbeiters, insbesondere aber derjenigen, die das gesamte Unternehmen leiten.

Sehr oft erstellen Sie Kundenangebote, die auf Basis der zeitaufwändigen Arbeit erstellt werden. Und hier kommen wir zum Kern der Sache. Es lohnt sich, die tatsächliche Zeit zu messen, die für eine bestimmte Art von Aufgaben aufgewendet wird- Mit der Messung planen Sie Ihren Tag oder das gesamte Projekt und machen nur minimale Fehler, die sich aus den Variablen ergeben. Ohne diese Daten kennen Sie praktisch nichts und alle Verpflichtungen und somit weichen die Bewertungen von der Realität ab.

Anhand der Beispiele wissen Sie, dass Ihr Mitarbeiter heute ein Angebot und eine Bewertung erstellen, einen Projektplan erstellen und ein Team mit bestimmten Aufgaben beauftragen soll. An diesem Punkt haben Sie keine Ahnung, wie lange es dauern könnte. Sie können etwas Richtiges sagen, aber Sie werden sich wahrscheinlich nie sicher sein.

Wenn Mitarbeiter einmal, zweimal oder dreimal ihren tatsächlichen Zeitverbrauch für eine bestimmte Aufgabe messen, wissen sie, wie sie ihren Tag planen, und Sie wissen, wie Sie die Arbeit für das Team planen. Dies ist ein sehr wichtiger Aspekt bei der Organisation der Arbeit des Unternehmens – das Bewusstsein für die aufgewendete Zeit.Ohne diese Daten sind wir kleine Kinder im Nebel, die in Unternehmen arbeiten, nach besseren Finanzergebnissen streben und nicht wirklich über die grundlegenden Daten und Geschäftskennzahlen verfügen.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie das effektiv machen können, können in diesem Fall natürlich die richtigen Tools helfen.

Setzen Sie sich Ziele – wenden Sie die SMART-Methode an.

Für die richtige Arbeitsorganisation muss es im Unternehmen ein klares und klares Modell der Zielsetzung geben. Wir sind uns bewusst, dass ein richtig definiertes Ziel, dessen zu erreichende Bedingungen sowie eine Deadline unserer Produktivität zuträglich sind. Fehlen dagegen bestimmte Voraussetzungen, dauert die gesamte Umsetzung sehr lange, das wollen wir vermeiden. In diesem Fall ist das Zielsetzungsmodell entscheidend für Ihre richtige Arbeitsorganisation. Beim Setzen von Zielen ist es wichtig, sich an das SMART-Modell zu erinnern – es ist ein ziemlich abgedroschenes, aber effektives Konzept zur Formulierung von Zielen. Die Abkürzung SMART besteht aus fünf Komponenten, die definieren, wie Ziele formuliert werden sollen. Was wird in diesem Fall das Wichtigste sein?

• Spezifisch – das Verständnis sollte kein Problem sein, die Formulierung sollte eindeutig sein und keinen Raum für freie Interpretationen lassen, insbesondere wenn wir ein Team und ein Unternehmen meinen.
  
• Messbar – also so formuliert, dass es möglich ist, den Grad der Zielerreichung in Zahlen auszudrücken oder zumindest eine eindeutige „Überprüfbarkeit“ der Umsetzung zu ermöglichen. Wenn wir etwas planen, prüfen wir, ob wir es erreicht haben.
  
• Erreichbar – ein zu ehrgeiziges Ziel untergräbt den Glauben an das Erreichen und damit die Motivation, es zu erreichen. Dies ist ein sehr wichtiges Element bei der Planung der Ziele für das nächste Jahr – wir müssen realistische Ziele definieren, nicht solche, die fast unmöglich zu erreichen sind. Je mehr wir das Licht vor uns sehen, desto bereitwilliger werden wir danach streben. Lassen Sie uns schrittweise Ziele setzen, und wir werden dieses ultimative Ziel zweifellos in einiger Zeit erreichen.
  
• Relevant – das Ziel sollte ein wichtiger Schritt nach vorn sein und gleichzeitig einen konkreten Wert für diejenigen bieten, die es umsetzen – dies ist ein Aspekt, der in der Regel die Entwicklung unseres Unternehmens und des gesamten Mitarbeiterteams vorantreiben wird.
  
• Zeitgebunden – das Ziel sollte einen genau definierten Zeithorizont haben, in dem wir es erreichen wollen. Wenn wir uns auf Neujahrsvorsätze stützen, ist der ideale Zeitrahmen natürlich das ganze Jahr, aber nichts hindert uns daran, die Ziele in kleinere Schritte zu unterteilen und zu messen.

Die SMART-Methode taucht in vielen wissenschaftlichen Arbeiten oder Wirtschaftsartikeln im Allgemeinen auf, aber um ehrlich zu sein – es ist eine perfekte Beschreibung dafür, wie Sie sich Ziele eigentlich setzen sollten. Viele Experten beziehen sich auf die SMART-Methode, weil sie in der Welt einfach effektiv ist. Wir verlassen uns auch täglich darauf und es funktioniert. Bei der Analyse aller oben genannten Bedingungen ist es schwer, eine davon zu ignorieren, da unsere Ziele einfach zusammenbrechen und wir die Wirkung nicht erzielen werden. Wenn Sie die SMART-Methode zur Zielformulierung in Ihrem Unternehmen implementieren, wird dies direkt zu einer effektiven Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen führen.