Wichtige Aufbewahrungsfristen für Unternehmen
Für viele bleibt das papierlose Büro bislang wohl nur ein Traum. Denn in den meisten Büroschränken reiht sich ein Ordner an den anderen. Und immer wieder stellt man sich die Frage: Welche Unterlagen kann ich wegwerfen? Welche Belege und Dokumente soll ich hingegen aufbewahren und vor allem wie lange?
Die Frage der Aufbewahrungsfristen stellt sich vielen Unternehmern.
Welche Unterlagen muss man aufbewahren?
Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen im Original sieben Jahre aufzubewahren.
Wichtig:
Auch alle elektronischen Aufzeichnungen in Zusammenhang mit der elektronischen Registrierkasse unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (z.B. Datenerfassungsprotokoll, Startbeleg, Monatsbeleg usw.)
Unter anderem sind gem. Bundesabgabenordnung darunter üblicherweise folgende Unterlagen zu verstehen:
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Belege (Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen, …),
- Geschäftspapiere (Schrift- und E-Mailverkehr),
- Monats- und Jahresbelege aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokolle, Startbeleg,
- Inventurlisten,
- Unterlagen für Anlagenkäufe,
- Lohnverrechnungsunterlagen (Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen usw.)
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind.
Kapitalgesellschaften müssen gemäß dem Unternehmensgesetzbuch zusätzlich zu den oben genannten folgenden Unterlagen aufbewahren:
- Eröffnungsbilanzen,
- Jahresabschlüsse samt den Lageberichten,
- Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten,
- empfangene Geschäftsbriefe und Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe
In welcher Form sind Belege aufzubewahren?
Belege können entweder
- in Papierform (Schriftstücke) oder
- mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte) oder
- in elektronisch gespeicherter Form (durch Scannen und Speichern auf WORM-Datenträgern) aufbewahrt werden.
Was ist bei Aufbewahrung auf elektronischen Datenträgern zu beachten?
Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
Bei EDV-Buchführung müssen sämtliche Informationen auf elektronischen Datenträgern aufbewahrt werden.
Wichtig:
Lediglich scannen und auf einen USB-Stick sichern erfüllt die Voraussetzungen für die Aufbewahrungspflicht nicht. Hier muss z.B. ein WORM-Speicher verwendet werden, dieser sorgt für die Unveränderbarkeit der Daten.
Es besteht die Verpflichtung zur Verfügungsstellung von Hilfsmitteln, um die Unterlagen lesbar zu machen bzw. zur Beibringung von dauerhaften Wiedergaben.
Was passiert bei Nichtaufbewahrung?
Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzungsbefugnis ergeben. Sollten die Unterlagen vorsätzlich nicht aufbewahrt worden sein, so handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit, welche eine Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro nach sich ziehen kann.
Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen?
Grundsätzlich betragen die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen sieben Jahre..
Die Sieben-Jahres-Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. So sind zB die Belege des Kalenderjahres 2015 bis Ende des Kalenderjahres 2022 aufzubewahren. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Aufbewahrungsristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.
Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.
Wichtig:
Das Umsatzsteuergesetz kennt zahlreiche Sonderregelungen im Zusammenhang mit den Aufbewahrungsfrist
Übersicht über die Aufbewahrungsfristen
| Aufbewahrungsfristen | |
|---|---|
| Buchhaltungsunterlagen | 7 Jahre |
| Belege/Rechnungen | 7 Jahre |
| Unterlagen iZm Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz | 22 Jahre |
| Unterlagen iZm mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für den-One-Stopp-Shop (OSS) in Anspruch genommen wird | 10 Jahre |
| Aufzeichnungen von Plattformen iZm der Plattformhaftung | 10 Jahre |
| COVID-19 Unterstützungen: | |
| Investitionsprämie | 10 Jahre |
| Kurzarbeitsbeihilfe | 10 Jahre |
| Härtefallfonds | 7 Jahre; Phase 1: 10 Jahre |
| Fixkostenzuschuss I; 800.000 | 7 Jahre |
| Ausfallsbonus I, II; III | 7 Jahre |
| Verlustersatz | 7 Jahre |
