12 Excel-Tipps für fixes Arbeiten

Der Umgang mit Microsoft Office Programmen ist für alle, die einen Schreibtischjob haben, im Arbeitsalltag unerlässlich. Ob Seminarteilnehmer, Büroangestellter oder Lehrer, Word, Excel und PowerPoint gehören dazu.

Das umfangreichste dieser Programme ist die Tabellenkalkulation Excel. Einige Benutzer sind jedoch uneins mit Excel, weil Excel auf den ersten Blick (und beim zweiten und dritten Mal) wie ein rätselhaftes Dickicht aus Funktionalität und Magie aussieht. Einige wenige Tastenkombinationen (Shortcuts) erleichtern die Nutzung und Arbeit mit Excel erheblich. Und Aufgaben, die anfangs Stunden gedauert haben, können jetzt in Minuten erledigt werden.

Excel-Tipp 1: Schnell speichern

Klingt banal? Aber es ist wesentlich. Manchmal, wenn Sie in einem Schema arbeiten und so in Ihre Tabelle vertieft sind, vergessen Sie, Ihre Arbeit zu speichern. Und stundenlange Arbeit kann durch einen Stromausfall oder einen Systemabsturz im Handumdrehen vernichtet werden. Dies kann behoben werden, indem Sie die Tastenkombination Strg + S fest in Ihrem Gehirn festhalten. Wenn Strg+S zur Gewohnheit wird, wird das Speichern nicht mehr als Arbeitsschritt wahrgenommen.

Excel-Tipp 2: Zellen formatieren

Text, Zahlen, Datumsangaben, linksbündig, zentriert, Stunden, Beträge… Es gibt unzählige Möglichkeiten, Zellen in Excel zu formatieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Zelle, die Sie formatieren möchten, und wählen Sie „Zellen formatieren“. Noch schneller geht es mit der Tastenkombination Strg+1. Es öffnet sich sofort ein entsprechendes Fenster, in dem Sie die ausgewählten Zellen formatieren können.

Excel-Tipp 3: Navigieren Sie schneller

Excel-Tabellen können lang und unübersichtlich werden. Um schnell zum Ende der Tabelle zu springen, drücken Sie Strg und die entsprechende Pfeiltaste. Mit nur einem Klick landen Sie dann am unteren oder rechten Rand der Tabelle. Sie können auch mit Strg und den Pfeiltasten zum Anfang zurückkehren.

Excel-Tipp 4: Sortieren

Wenn Sie die Spalten sortieren möchten, beispielsweise in aufsteigender alphanumerischer Reihenfolge, können Sie dies über die Menüleiste tun. Klicken Sie auf die erste Zeile der Spalte und drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+L, um schneller zu werden. In der ersten Zeile erscheint ein kleiner Pfeil. Klicken Sie darauf und Sie sehen verschiedene Optionen zum Sortieren Ihrer Daten.

TippExcel-Tipp 5: Zellen bearbeiten

Doppelklicken Sie auf eine Zelle, um ihren Inhalt zu bearbeiten. Der Cursor blinkt innerhalb der Zelle und kann mit den Pfeiltasten bewegt werden. Noch schneller geht es, wenn Sie F2 drücken, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. Verlassen Sie es wieder mit der Escape-Taste. Durch Drücken von F2 auf einem Feld mit einer gespeicherten Formel können Sie die Formel bearbeiten und die Felder anzeigen, auf die von der Formel verwiesen wird.

Excel-Tipp 6: Erstellen Sie Tabellen in Sekunden

Sie können Daten in Excel eingeben, als wäre es eine Tabellenkalkulation, aber es ist immer noch keine echte Tabellenkalkulation. Sie müssen separat erstellt werden. Geben Sie einfach Ihre Daten ein. Markieren Sie dann den gewünschten Bereich und drücken Sie die Tastenkombination Strg+T. Ein Popup fragt dann nach einigen Details über die gewünschte Tabelle. Klicken Sie auf OK, um die formatierte Tabelle (einschließlich Spaltenüberschriften) anzuzeigen.

Excel-Tipp 7: Diagramme statt Tabellen

Möchten Sie Ihre eingegebenen Daten als Grafik sehen, markieren Sie einfach Ihre Datensätze. Excel erstellt ein Diagramm mit der Tastenkombination Alt+F1. Zunächst zeigt Excel ein Säulendiagramm an. Sie können das Anzeigeformat ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken.

Excel-Tipp 8: Leere Zellen anzeigen

Bei der Übertragung größerer oder unvollständiger Datensätze können einige Zellen beim Tippen zunächst leer bleiben. Wenn sie sich später füllen, können sie schwerer zu finden sein. Das lässt sich mit folgendem Trick lösen. Wählen Sie alle Zellen in der Tabelle aus und drücken Sie dann F5. Excel zeigt leere Zellen farblich hervorgehoben an.

Excel-Tipp 9: Listen ganz einfach Blitzvorschau formatieren

Angenommen, Sie erhalten eine schlecht formatierte Liste der Mitarbeiter Ihrer Abteilung. Es ist eine Excel-Tabelle, aber die Namen und Adressen erscheinen nacheinander in jeder Zelle. Allerdings muss ich die einzelnen Daten sauber in separate Spalten aufteilen. So einfach ist das.

Angenommen, Sie haben die folgenden Daten:

Albert Alt, Hauptstraße 12, 5071 Wals

Berta Buch, Marktplatz 2 5082 Grödig

Carl Caesar, Dorfstraße 3, 5300 Hallwang

Schreiben Sie einfach die gewünschten Daten in die erste Zeile nach dem bestehenden Datensatz. Wählen Sie dann die gesamte zweite Spalte aus und drücken Sie Strg+E. Excel akzeptiert jetzt die Spezifikation, die Sie in der ersten Zeile vorgenommen haben, auch für alle anderen Spezifikationen. Dies würde beispielsweise auch funktionieren, wenn Sie eine Liste mit E-Mail-Adressen haben, die alle das Format vorname.nachname@meine-firma.de haben und dieser Liste eine Spalte für den Vornamen und den Nachnamen der Person hinzufügen möchten.

Excel-Tipp 10: Zeilen und Spalten schnell hinzufügen oder entfernen

Beim Bearbeiten einer Datei stellt sich später oft heraus, dass Zeilen oder Spalten zu den Datensätzen hinzugefügt werden müssen. Dies ist natürlich über die rechte Maustaste und Kontextmenüs möglich. Folgendes wird noch schneller funktionieren:

Zeile/Spalte hinzufügen: Wählen Sie Zeile/Spalte aus und drücken Sie Strg+Pluszeichen

Zeile/Spalte löschen: Markieren Sie die zu löschende Zeile/Spalte und drücken Sie Strg+Minuszeichen (auf dem Ziffernblock).

Excel-Tipp 11: Datum oder Uhrzeit in Zellen einfügen

Wenn Sie schnell das aktuelle Datum in eine Zelle einfügen möchten, können Sie dies ganz einfach mit der Tastenkombination Strg+.(Punkt) tun. Strg+Umschalt+: (Doppelpunkt), nutzen Sie um die aktuelle Uhrzeit zu erhalten. Zellen werden automatisch als Datumsangaben oder Uhrzeitangeben festgelegt.

Excel-Tipp 12: Entfernen Sie alle Formatierungen

Wenn Sie einem Datensatz versehentlich das falsche Zahlenformat zuweisen (z. B. Zeit statt Datum), können Sie diesen Schritt später jederzeit rückgängig machen. Die Tastenkombination Strg+Umschalt+6 macht alle Formatierungen des zuvor ausgewählten Bereichs rückgängig.